Prestação de contas | Obrigatoriedade dos gestores de empresas limitadas

O novo Código Civil modernizou e aprimorou a prestação de contas nas sociedades limitadas, com regras que induzem às boas práticas, como o zelo à escrituração contábil, ampla divulgação, separação dos interesses da empresa de interesses particulares e transparência nas informações. São medidas básicas que facilitam a compreensão do que acontece com a empresa.

Na maioria das pequenas e médias empresas a exigência pode parecer apenas pró-forma, já que os sócios são também os próprios administradores. Mesmo assim, é fundamental ao empresário ter a dimensão dessa obrigação para não se enredar em problemas futuros por falta de transparência em suas decisões.

A prestação de contas, que já era uma obrigação dos administradores das sociedades anônimas, torna-se uma exigência também para as limitadas. Para dar a devida dimensão à prestação de contas, ela precisa ser entendida como incentivo a criação de um ambiente de controle e de contabilidade de alto padrão, com as seguintes vantagens:

.1 Contabilidade bem organizada e correta ajuda a evitar processos de fraudes e a perpetuação de erros, que podem gerar dúvidas quanto à integridade do sócio administrador.

2. Administração eficaz é ainda uma importante ferramenta para facilitar o monitoramento e controle por meio de auditoria externa.

3. Em caso de avaliação independente, os auditores conseguem perceber a qualidade das informações contidas nas demonstrações, o que dá a todo corpo societário e ao mercado não só a tranquilidade para que as contas possam ser aprovadas, como também facilita o aporte de novos investimentos.

Transparência

Mesmo na organização societária mais simples, em que o número de sócios está dentro do limite mínimo legal, há que se tomar cuidado com a formalização de certas decisões. Para as sociedades complexas, com vários sócios não envolvidos na administração, ou sucessores de sócios fundadores, ou mesmo aquelas em que haja conflito entre os quotistas, a prestação de contas é imprescindível. Sem ela, em caso de choque de interesses, há o risco da eliminação da sociedade de sócio e processo de ressarcimento por perdas e danos infligidos pelo sócio administrador aos demais sócios.

Por isso, além de desenvolver um sistema de negócios que funcione, é desafio do administrador de sociedade limitada desenvolver sistema de controle e de contabilidade que também funcione. O cuidado deve se concentrar no estabelecimento de fluxo interno de informações que garanta o controle e a confiabilidade na contabilidade. Isso também envolve a melhoria nos processos de aprovação de compras e gastos, nos controles de estoques, na aprovação das vendas, concessão de prazos e de preços e nos controles de tesouraria.

Não se pode perder de vista que sócios bem informados, cientes do desempenho da sociedade, podem ficar tranquilos em relação ao que está acontecendo com seu capital, o que facilita a relação entre as partes. Muitos administradores já alcançaram esse estágio  de democratização das informações relevantes. Essa formalização ajuda a alinhar o foco das demais pessoas envolvidas, aumentando as chances de sucesso do empreendimento.

Gestores diferenciados

O bom administrador, ao facilitar as coisas, oxigena o ambiente e abre as portas para que os sócios apresentem suas visões de futuro para a empresa e as estratégias para alcançar novos objetivos.­

Parcelamento e remissão de débitos federais

Comentamos sucintamente alguns pontos da Lei 11.941/2009 (MP 449) que deverão ser analisados pelas empresas quanto às vantagens de firmar novos parcelamentos de tributos federais e os aspectos contábeis-tributários com a instituição do regime tributário de transição.

·     Pagamento de dívidas

Poderão ser pagos ou parcelados, em até 180 meses, os débitos vencidos até 30/11/2008 com a Secretaria da Receita Federal do Brasil e com a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

O novo programa de parcelamento permite a migração dos parcelamentos anteriores, com a inclusão do saldo remanescente dos débitos consolidados no Programa de Recuperação Fiscal (Refis), no Parcela-mento Especial (PAES), no Parcelamento Excepcional (PAEX), nos parcelamentos previstos no art. 38 da Lei 8.212/91 e no art. 10 da Lei 10.522/02 – mesmo que tenham sido excluídos dos respectivos programas e parcelamentos –, bem como os débitos decorrentes do aproveitamento indevido de créditos do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), oriundos da aquisição de matérias-primas, material de embalagem e produtos intermediários relacionados na Tabela de IPI com incidência de alíquota 0 (zero) ou como não-tributados.

Os débitos que não foram parcelados anteriormente poderão ser pagos à vista ou parcelados em até 30, 60, 120 e 180 dias, com redução do valor das multas, juros de mora e do encargo legal, com vantagem significativa para o pagamento do débito à vista.

A migração dos parcelamentos anteriores para o novo programa de parcelamento poderá proporcionar à empresa diminuição no valor da dívida, vista a redução das multas, juros e outros encargos legais.

As empresas que optarem pelo pagamento ou parcelamento dos débitos poderão liquidar os valores correspondentes à multa, de mora ou de ofício, e juros moratórios, inclusive os relativos a débitos inscritos em dívida ativa, com a utilização de prejuízo fiscal e da base de cálculo negativa da contribuição social sobre o lucro líquido próprios.

·     Remissão de débitos

Ficam remitidos (perdoados) os débitos com a Fazenda Nacional, inclusive aqueles com exigibilidade suspensa que, em 31/12/2007, estejam vencidos há 5 anos ou mais e cujo valor total consolidado, nessa mesma data, seja igual ou inferior a R$ 10 mil.

Operações de conserto

O conserto é um ato de reparar ou restaurar alguma coisa (mercadoria ou bem) de uso próprio, mediante prestação de serviço. A remessa enviada ao prestador de serviço tem como finalidade corrigir danos ou reparar o bem usado, voltando a ter suas características originais.

Às saídas de máquinas, equipamentos, ferramentas ou objetos de uso do contribuinte, destinadas ao conserto, não incidem o ICMS, desde que os referidos bens voltem ao estabelecimento de origem, exceto na hipótese de serem instaladas ou substituídas novas peças.

Sendo o conserto uma operação de prestação de serviços, o valor da mão-de-obra empregada é base para cálculo do ISS (imposto de competência municipal), com exceção das partes e peças empregadas, sujeitas à tributação pelo ICMS previsto para respectiva mercadoria, nos termos da legislação de cada Estado.

O prestador do serviço deve emitir a Nota Fiscal contendo a mão-de-obra e a mercadoria (peças) aplicadas. No caso de ser o prestador do serviço o próprio fornecedor das mercadorias, poderá emitir uma única Nota Fiscal de mercadorias e/ou serviços, possibilitando a distinção da base de cálculo do ISS e do ICMS.

O bem remetido para conserto ou retorno de mercadoria, será acobertado por Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, que além dos requisitos normalmente exigidos, terá como natureza da operação “retorno de conserto ou reparo”. Se não foi efetuada a troca ou inserida nova peça, deve constar no campo referente ao ICMS: “Não incidência do ICMS”

Nesse sentido, caso haja incidência dos impostos ICMS e ISS, o contribuinte poderá emitir uma única Nota Fiscal conjugada, que nada mais é que a fusão da Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, com os campos necessários às informações relativas ao imposto estadual (ICMS) e ao imposto municipal (ISS).

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Documento Auxiliar ao MDF-e, o Damdfe  acompanha a carga durante o transporte para controle dos documentos fiscais

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e), modelo 58, deverá ser utilizado pelos contribuintes do ICMS em substituição ao Manifesto de Carga, modelo 25. De existência apenas digital, a validade jurídica do MDF-e é garantida pela assinatura digital do emitente e Autorização de Uso da administração tributária do estado de origem do contribuinte.

O MDF-e deverá ser emitido pelo transportador de carga fracionada, que corresponda a mais de um conhecimento de transporte; pelos demais contribuintes nas operações para as quais tenham sido emitidas mais de uma nota fiscal e cujo transporte for realizado em veículo próprio, arrendado ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas.

Deverá ser emitido sempre que houver transbordo, redespacho, subcontratação ou substituição do veículo, do motorista, de contêiner ou inclusão de novas mercadorias ou documentos fiscais. Caso a carga transportada seja destinada a mais de um estado, o transportador deverá emitir um MDF-e para cada unidade federada (UF) em que houver descarregamento.

O MDF-e deverá seguir leiaute estabelecido no Manual de Integração MDF-e – Contribuinte (Manual MDF-e), por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

Damdfe

Documento Auxiliar ao MDF-e, o Damdfe  acompanha a carga durante o transporte e possibilita às unidades federadas o controle dos documentos fiscais. É válido durante o transporte somente após a concessão da Autorização de Uso do MDF-e.

Impresso em papel, exceto papel jornal, de modo que seus dizeres e indicações estejam bem legíveis, conterá código de barras, conforme padrão estabelecido no Manual MDF-e. Poderá conter outros elementos gráficos, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo .

Emissão do MDF-e

Se houver problemas técnicos e não for possível transmitir o MDF-e, o contribuinte poderá operar em contingência, gerando novo arquivo, indicando o tipo de emissão como contingência, conforme definições constantes no Manual MDF-e, e adotar as seguintes medidas:

a) imprimir o Damdfe em papel comum constando no corpo a expressão "Contingência";

b) transmitir o MDF-e imediatamente após a cessação dos problemas técnicos que impediram a sua transmissão ou recepção da Autorização de Uso do MDF-e, respeitado o prazo máximo previsto no Manual MDF-e.

c) se o MDF-e transmitido vier a ser rejeitado pela administração tributária, o contribuinte deverá sanar a irregularidade que motivou a rejeição e regerar o arquivo com a mesma numeração e série; e solicitar nova Autorização de Uso do MDF-e.

Cancelamento do MDF-e

O cancelamento somente poderá ser efetuado mediante Pedido de Cancelamento de MDF-e, transmitido pelo emitente à administração tributária que autorizou o MDF-e. Para cada MDF-e a ser cancelado deverá ser solicitado um Pedido de Cancelamento de MDF-e distinto, conforme leiaute estabelecido no Manual MDF-e.

O Pedido de Cancelamento de MDF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICPBrasil, contendo o CNPJ do estabelecimento emitente ou da matriz, a fim de garantir a autoria do documento digital.

MDF-e cancelados e os números inutilizados deverão ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Prazo para adequação

A obrigatoriedade de emissão do MDF-e será imposta aos contribuintes de acordo com cronograma estabelecido pelo Protocolo ICMS e com a legislação interna de cada unidade federada, que precisa aderir ao Ajuste.

Procurações | Evite riscos com outorgas de poderes

Pelos mais diversos motivos e nas mais diversas circunstâncias, as pessoas precisam de alguém para representá-la legalmente. Por isso, a procuração tornou-se um instrumento importante nas relações sociais e de negócio. Como instrumento que simboliza relação de confiança entre as partes, por permitir que o procurador tome decisões, assine documentos, faça negociações financeiras, bancárias, imobiliárias, em nome de outra pessoa, a procuração precisa ser elaborada com clareza. Por isso, é fundamental que o documento especifique o limite de atuação e de poderes outorgados, a fim de evitar problemas.

Uma vez que não há prazo fixado de validade de uma procuração, é recomendado que as partes fixem esse limite por escrito, respeitando o tempo necessário para a prática dos atos e o cumprimento da missão. Por falhas dessa natureza, denúncias e processos judiciais são comuns, em que as vítimas acusam o procurador por abuso de poder. Histórias de má fé em relação ao assunto revelam uma série de crimes, que vão da obtenção indevida de documentos do outorgante até venda fraudulenta de imóveis.

Vale lembrar que o procurador inicialmente constituído pode substituir-se por outro, transferindo a terceiros, total ou parcialmente, os poderes que recebeu do outorgante. Mas se não houver na procuração menção ao substabelecimento, dá margem para que o procurador tome essa decisão de transferência de poderes. Para evitar isso, sem a anuência do procurado, a proibição deve estar expressa e constar que qualquer infração nesse sentido acarretará em responsabilização do primeiro por todos os prejuízos sofridos. Nessa relação de confiança, é importante certificar-se de que o outorgante tenha realmente a capacidade para a outorga de poderes e para dispor dos bens e direitos envolvidos.

Dicas para outorga da procuração

1. Antes de elaborar a procuração, esteja ciente de todos os poderes que está conferindo ao seu procurador, esclarecendo todas as eventuais dúvidas que tenha;

2. Compreendidos todos os poderes que serão outorgados, especifique, minuciosa e expressamente, em quais atos e negócios o procurador poderá atuar e de que forma essa atuação se dará;

3. Certifique-se se há cláusula quanto à autorização ou proibição de substabelecimento;

4. Fixe um prazo de validade para a procuração;

5. Se a procuração for particular, reconheça a firma do Outorgante;

6. Se o negócio exigir, ou para maior credibilidade da representação, faça a procuração por escritura pública no Tabelionato de Notas ou no Registro Civil das Pessoas Naturais;

7. O mandato, em termos gerais, somente confere poderes de administração. Assim, para a prática de atos que exorbitem a mera administração, como prestação de fiança, confissão e remissão de dívida, são necessários poderes especiais e expressos.

Planejamento financeiro e orçamento

Estratégia para alcançar os resultados  pretendidos

O planejamento financeiro é parte importante da estratégia da empresa para alcançar os resultados financeiros pretendidos. Mensurados os investimentos, as prioridades e a sustentabilidade do projeto, o administrador entra em ação para dimensionar as fontes de recursos e montar os orçamentos, como uma espécie de roteiro para orientar os agentes envolvidos.

Não se pode esquecer que o crescimento da empresa é consequência de uma série de fatores, que envolve volume de vendas com margens de lucros adequadas para remunerar de forma satisfatória o capital investido e um plano de recebimentos e pagamentos calculados com segurança, garantindo a permanência da empresa no mercado.

As decisões sobre o futuro demoram algum tempo para ser implantadas, por isso o processo para se chegar ao objetivo deve ser estudado com antecedência. Quando ele é traçado, o empresário está, na prática, decidindo o caminho a seguir para aumentar seu capital e de seus sócios. Com uma visão clara do desempenho econômico, os controles gerenciais se incumbem de apurar os desvios (diferenças) entre o que a empresa se propõe a alcançar e os resultados financeiros efetivamente obtidos.

·    Acompanhamento e revisão

A gestão financeira passa, portanto, pelo planejamento, que muitas vezes existe informalmente na cabeça do pequeno e médio empresário, ou na intuição desenvolvida pela experiência. Mas devido à relativa dificuldade para se dimensionar as oscilações macroeconômicas, empresas menores têm dificuldades para construir uma estratégia financeira de longo prazo. Esta é, inclusive, uma das razões para que entrem em dificuldades financeiras e cheguem à falência.

Esse mecanismo de gestão permite que a administração acompanhe o desempenho dos negócios e reveja, se necessário, ao longo do caminho, as metas estabelecidas. Porque ele é desenvolvido fundamentalmente por meio de projeções, como estimativa mais aproximada possível do esperado  e se apoia em instrumentos gerenciais que coordenam as diversas atividades da empresa. São mecanismos com o qual se avalia o dia a dia, sem perder de vista o planejamento de longo prazo.

Os modelos de gestão podem ser muito diferentes em termos de complexidade, mas quase todos possuem previsão de vendas, projeções de balanço, demonstração de resultado e fluxo de caixa, necessidades de ativos, necessidades de financiamentos e premissas econômicas. Em seu escopo é explicitado o ambiente econômico em que a empresa espera viver. Ou seja, leva em consideração os riscos externos. No curto prazo, o modelo preocupa-se principalmente com a análise de decisões que afetam os ativos e passivos circulantes.

A empresa, mediante o planejamento financeiro, pode ter diferentes oportunidades de desenvolvimento, além da possibilidade de analisar e comparar diversos cenários. Algumas das finalidades desse tipo de instrumento são evitar surpresas e desenvolver planos alternativos de providências, a serem tomadas caso ocorram imprevistos. O que é muito comum na dinâmica e complexa economia atual, em que os mercados globais se interrelacionam e se potencializam, pelo bem ou para o mal.

Em síntese, o planejamento financeiro, por ser também um dos procedimentos lógicos e organizados de investigação do desconhecido e é uma forma de reflexão sistemática sobre o futuro da empresa, pois permite a antecipação de possíveis problemas e a mudança de rota, caso necessário.

Utilize a lei da atração para alavancar sua empresa

A criatividade é a chave para conseguir que sua empresa coloque em prática a Lei da Atração. Valorizar o novo, deixar as ideias e a troca de informações surgirem é o começo de tudo. Para que isso aconteça é importante proporcionar liberdade, de forma constante, para que a equipe de trabalho seja livre e se auto-organize. Mas tal mudança não ocorre do dia para a noite: cabe ao empresário ser sábio para manter-se no limite.

Assim, uma empresa atrai para si qualquer coisa à qual dedica atenção, energia e concentração, seja positiva ou negativa. Essa é a Lei da Atração, hoje muito contextualizada por meio do livro e filme “O Segredo”. Ela é algo disponível para todos os seres humanos e deve ser utilizada tanto na vida pessoal, quanto profissional. Porém, é necessário utilizar a Lei da Atração de forma estratégica. Em que momento? Confira algumas práticas:

• mentalize o que você realmente quer;

• esteja sintonizado com o que deseja, pensamentos e atitudes devem ser coerentes;

• é essencial agradecer antes;

• é vital sentir os desejos realizados;

• é sábio ainda entender o tempo do universo;

• mantenha a crença, mesmo nos momentos mais difíceis.

Ao pensar desta forma, você gera uma linha de força - como na física que se aprende na escola - gerando interferências eletromagnéticas nas relações pessoais, sejam elas com a família e amigos ou no trabalho. Deixar a intuição falar é primordial para acessar novas dimensões, buscando criatividade e fazendo uma conexão com o mundo empresarial. A intuição é a chave da prosperidade. A Lei da Atração é o grande segredo de muitos homens que fizeram história no nosso planeta.

Com isso é possível desenvolver a atração, criar o que deseja, sabendo que a ciência explica que tudo que acontece conosco é criação nossa. Revelada como uma grande força que impulsiona os triunfadores, é uma verdade incontestável na vida de todo ser humano. Há centenas de anos é apontada como energia responsável por tudo que obtemos na vida, gostando ou não. Trabalhando com os aspectos emocionais do ser humano podemos gerar esta energia desejada e construir a trilha através da bioquímica de suas emoções, impulsionando seu corpo físico na direção das realizações almejadas. Como já dizia o filósofo Sócrates: conhece-te a ti mesmo. Assim será possível crescer no mundo atual, tanto profissional como financeiramente.

Desenvolvendo a Lei da Atração

Exercícios dinâmicos estimulam a identificação dos estados limitantes de ordem psicológica; por exemplo: reforço dos pontos positivos; mudanças de valores e crenças, quando limitantes; criação de objetivos claros e definidos, através de metas; gratidão; análise de seu comportamento - estado de Ego; percepção de como os outros lhe veem; criar e exercitar a força do pensamento positivo; usar a imaginação e programar sua mente; conscientização de sua singularidade, responsabilidade e potencial; ampliação de sua comunicação não verbal.