Registro de inventário
Procedimentos para escrituração
As empresas optantes pelo Simples Nacional contribuintes do ICMS estão obrigadas a registrar no livro Registro de Inventário as mercadorias, as matérias-primas, os produtos manufaturados, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes no último dia da cada ano-calendário.
O arrolamento dos bens deverá ser efetuado com especificações que facilitem a identificação; e avaliados de acordo com os critérios admitidos pela legislação do Imposto de Renda. As mercadorias, as matérias-primas e os bens em almoxarifado, deverão ser avaliados pelo custo de aquisição. Os produtos em fabricação e acabados deverão ser avaliados pelo custo de produção (artigo 293 e 294 do RIR/99).
Modelo a ser utilizado
Para fins do Imposto de Renda não existe um modelo prescrito do livro Registro de Inventário. A empresa pode criar modelo próprio que satisfaça as necessidades de seu negócio. Poderá adotar livro exigido por outra lei fiscal (modelo 7), substituir o livro por série de fichas numeradas, ou adotar sistema de escrituração por meio de processamento eletrônico de dados.
Livro Modelo 7 | É permitido à utilização do livro Registro de Inventário, modelo 7, que trata o Convênio Sinief/1970, exigido pela legislação do IPI e do ICMS.
Utilização de fichas numeradas | É possível substituir o livro Registro de Inventário por fichas seguidamente numeradas, mecanicamente ou tipograficamente. A legislação do Imposto de Renda estabelece que a escrituração do livro Registro de Inventário é restrita a data de encerramento do período de apuração do imposto, não cabendo a sua utilização para o lançamento de operações correntes de atividade da empresa. Por isso, ele não pode ser substituído por fichas de estoques, nas quais se registre a movimentação de mercadorias durante o período de apuração. Assim, reitera-se que a utilização de fichas para registro de movimentação de estoque não supre a exigência da escrituração do livro Registro de Inventário.
Utilização de sistema de processamento de dados | Também é permitido a escrituração do livro Registro de Inventário pelo sistema de processamento eletrônico, em formulários contínuos, com suas divisões numeradas em ordem sequencial, mecânica ou tipograficamente. Adotado esse sistema, após o processamento, os impressos deverão ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e encerramento e submetidos à autenticação do órgão competente, nos termos do PN CST 11/1985 e 5/1986).
Termos de abertura e encerramento
Os termos de abertura e encerramento deverão indicar o nome empresarial, o fim a que se destinou o instrumento escriturado (no caso, livro Registro de Inventário), o número de ordem do livro e a quantidade de folhas escrituradas.
Deverão ser datados e assinados pelo empresário, administrador de sociedade ou de seu representante legal, e por contabilista legalmente habilitado, com indicação do número de sua inscrição no Conselho Regional de Contabilidade (CRC).
Prazo para escrituração e legalização
Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, não há prazo determinado na legislação para a escrituração do livro Registro de Inventário. Para as empresas tributadas pelo lucro real anual, esse prazo corresponde à data prevista para a entrega tempestiva da declaração DIPJ.
Por analogia, entende-se que o livro Registro de Inventário deverá ser escriturado até o último dia útil do mês de março, prazo este para entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).
Órgão competente para autenticação do livro
O livro Registro de inventário ou as fichas que o substituírem deve ser autenticados pelas Juntas Comerciais ou repartições encarregadas do Registro do Comércio ou pelo Registro Civil das Pessoas Jurídicas, se nestes estiverem registrados os atos constitutivos da empresa.
Guarda e conservação do livro
A empresa deverá conservar em ordem o livro Registro de Inventário, enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.
Na hipótese de extravio, deterioração ou destruição do livro Registro de Inventário, a empresa deverá publicar em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e dar minuciosa informação deste, dentro de 48 horas, ao órgão competente do Registro do Comércio (Artigo 264, do RIR/99). No caso dos livros serem escriturados por meio de sistema eletrônico de dados, deve, também, observar as normas sobre manutenção e apresentação de arquivos magnéticos e documentação do sistema.
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